Avaliação da convergência entre as quantidades estimadas e efetivamente adquiridas nas licitações pelo Sistema de Registro de Preços

Abstract

Este trabalho tem como objetivo a avaliação do índice de convergência entre as quantidades estimadas e efetivamente adquiridas nas licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP) no âmbito do Exército Brasileiro. Tal abordagem se faz necessária para levantar o índice de efetividade da licitação em atender a demanda do cliente, verificando se não está ocorrendo uma perda de esforço na licitação de objetos que não estão sendo adquiridos, identificando junto às unidades com maior assertividade as técnicas e ferramentas de planejamento das compras utilizadas. O objetivo é avaliar o grau de convergência entre as quantidades estimadas e efetivamente adquiridas dos processos de licitação via SRP; segmentar a informação por unidades e/ou grandes comandos entre as mais assertivas e mais difusas convergências; identificar junto às unidades com maior assertividade as técnicas e ferramentas de planejamento das compras utilizadas. Tal estudo permitiu levantar boas práticas, identificar oportunidades de melhoria nos processos do EB e formular recomendações, orientação aos gestores acerca das melhores formas de planejamento das aquisições. Esta tarefa foi conseguida mediante revisão bibliográfica da legislação, pesquisa em diversas ferramentas da tecnologia da informação (TI), como o SIAFI, Tesouro Gerencial, ComprasNEt, e o Sistema de Acompanhamento de Gestão (SAG), além de pesquisa a Unidades Gestoras e estudo de caso comparativo. A pesquisa e comparação foi feita em um universo de quatro Unidades Gestoras similares, Base Administrativas que possuam Organizações Militares Vinculadas similares, tanto quantitativamente quanto qualitativamente. A pesquisa levantou que para se conseguir um alto grau de convergência entre as quantidades estimadas e efetivamente adquiridas dos processos de licitação a Unidade Gestora deve realizar seu planejamento no ano anterior com um plano de gestão, bem como divulgar este plano aos seus subordinados, mantendo o acompanhamento e a fiscalização do processo, a criação de uma seção de precificação e auditoria dos Termos de Referência para analisar os objetos que serão adquiridos e a realização de um estudo preliminar do requisitante justificando a necessidade de aquisição do objeto na quantidade solicitada. ABSTRACT The objective of this work is to evaluate the convergence index between the quantities estimated and effectively acquired in bids by the Price Registration System (SRP) within the Brazilian Army. Such an approach is necessary to assess the effectiveness rate of the bid in meeting customer demand, checking if there is not a loss of effort in the bidding of objects that are not being purchased, identifying with the units with greater assertiveness the techniques and tools for planning the purchases used. The objective is to evaluate the degree of convergence between the estimated and effectively acquired quantities of the bidding processes via SRP; segment the information by units and/or large commands among the most assertive and most diffuse convergences; identify with the units with greater assertiveness the techniques and tools for planning the purchases used. This study allowed to raise good practices, identify opportunities for improvement in the EB processes and formulate recommendations, guidance to managers about the best ways of planning acquisitions. This task was achieved by means of a bibliographic review of the legislation, research in several information technology (IT) tools, such as SIAFI, Tesouro Gerencial, ComprasNEt, and the Management Monitoring System (SAG), in addition to research to Management Units and a comparative case study. The research and comparison was made in a universe of four similar Management Units, Administrative Base that have similar Military Related Organizations, both quantitatively and qualitatively. The research raised that in order to achieve a high degree of convergence between the estimated and effectively acquired quantities of the bidding processes, the Management Unit must carry out its planning in the previous year with a management plan, as well as disclose this plan to its subordinates, maintaining the monitoring and inspection of the process, the creation of a pricing and auditing section of the Terms of Reference to analyze the objects that will be acquired and the performance of a preliminary study of the applicant justifying the need to acquire the object in the quantity requested.